edenでのユーザー管理機能の全体像

概要

edenでは登録したユーザーごとに、受講できるコースや管理権限をさまざまな形で変えることができます。ユーザー管理を行う上では「フォルダ」と「ユーザーグループ」を使用します。ユーザーは1つのフォルダと複数のユーザーグループに所属できます。（ユーザーグループもフォルダで分類はできるので、ここではユーザーが所属するフォルダのことを「ユーザーフォルダ」、ユーザーグループが所属するフォルダを「ユーザーグループフォルダ」と呼ぶことにします）

所属部署等のように階層構造になっている属性は、ユーザーフォルダに持たせると管理が簡単になります。それ以外の属性はユーザーグループとして設定するのがよいでしょう。具体的には「役割」（教材編集者等）や「雇用形態」（「正社員」「アルバイト」）などの属性、あるいは受講させたいコース群などはユーザーグループとして設定すると管理しやすくなります。

ユーザーフォルダの使い方

ユーザーの所属するフォルダに合わせて、受講できるコースや学習履歴の閲覧権限を設定できます。一般的には所属する部署や部門をもとに、階層構造でユーザーフォルダを作成していきます。そうすると、たとえば以下のような設定が簡単になります。

部や課のマネージャー（上司）に対し、自分の部下の学習状況は確認できる権限を付与する
部単位や課単位でコースを割り当てる

ユーザーフォルダとユーザーの一括作成例

それでは実際の設定例を見てみましょう。ユーザーフォルダとその階層構造は、エクセルファイルのアップロードによってまとめて作成できるので、そのおおまかな流れについても合わせて見てきます。詳しい操作方法についてはユーザーを一括更新・一括削除するを参照ください。

以上で、組織階層に合わせたユーザーフォルダを作成することができました。

ユーザーフォルダへのコース割り当て例

次に、組織階層に合わせてコースを割り当てる流れを見ていきます。（コース割り当ての詳しい操作方法については作成したコンテンツをユーザーに割り当てるを参照ください。）

以上で、コースの割り当てができました。

組織階層に合わせた履歴閲覧権限の設定

次に組織階層に合わせた履歴閲覧権限の例を示します。

こちらについても、詳しい操作方法については以下のページを参照ください。

組織異動の反映

edenでは、一括追加、一括更新、一括削除といった操作はまとめて行えます。エクセルファイルをアップロードすると、差分を自動で検知して反映されるようになっているためです。

このように、eden上での一括変更を行なう場合は、管理者で変更点を探す必要がなく、「最新の情報」をまとめたエクセルファイルをアップロードするだけで済むようになっています。

ユーザーグループの使い方

edenでユーザー管理を行なうにあたっては、ユーザーフォルダに加えてユーザーグループを使用できます。所属するユーザーグループによって受講できるコースを変えたり、履歴閲覧権限を含むさまざまな管理権限を付与したりできます。

さまざまなユーザーグループの利用

1人のユーザーは複数のユーザーグループに所属できます。ユーザーグループ自体もフォルダ分けできるので、属性ごとにフォルダ分けをするような使い方になります。（ただしユーザーグループ自体は上下関係は持ちません）

ユーザーグループの一括作成と振り分け

ユーザーグループについても、一括更新でまとめて作成することが可能です。

日々の運用について

外部システムに登録してあるデータの取り込み

一般的には、社内の人材は何らかのシステムやデータベースで管理しているかと思います。そのため、ユーザー管理についてはそういったシステムから取り出したデータをそのまま取り込めると運用が楽になります。

また、Azure Active DirectoryやOktaとしたID管理システムを使用しているのであれば、定期的に自動的取り込みを行なうような設定もできます。（詳細はお問い合わせください）

外部システムデータと手動管理の組み合わせ

外部システムからのデータを取り込むような運用をしていても、eden内でだけ独自で管理したい項目が出てくるケースがあります。たとえば「役割」に関するユーザーグループ所属情報は、外部システムで保持しておらず、eden内でユーザーグループを作成して管理している、というケースです。この場合は、ユーザーの一括変更を行なってしまうと、外部システムとは独立した形で管理を行なっているユーザーグループの所属情報は解除されてしまいます。
そのような場合は、特定のユーザーグループフォルダにあるユーザーグループ所属だけを、一括変更の対象から外すこともできます。