集合研修で受講者の参加募集を行なう

はじめに

ここでは、研修・講義セクションで研修イベントを作成し、受講者の参加募集を行う方法について説明します。研修・講義セクションの作成方法については「研修・講義セクションを作成する」を、研修・講義セクションの受講履歴の管理については「集合研修の参加履歴を管理する」をご覧ください。

やり方

STEP1: 「コース管理」タブを開く

「コース管理」タブをクリックします。

STEP2: 「コンテンツ別進捗」をクリック

研修イベントを作成したいコースの「コンテンツ別進捗」をクリックします。

STEP3: 「研修イベントの一覧」をクリック

研修イベントを作成したい研修・講義セクションの右にある「研修イベントの一覧」をクリックします。

STEP4: 「新規作成」をクリックする

「新規作成」ボタンをクリックします。

STEP5: 研修イベントの詳細を入力する

研修イベントの実施日時、応募期間、場所等を入力し、「保存」ボタンをクリックします。
補足
各入力項目の意味は以下の通りです。
・「応募期間」-受講者が「研修・講義セクション」のページを開いたとき、応募期間内の研修イベントのみが表示されます。
・「場所」-研修を実施する場所を入力します。「参加出席依頼の送信」がオンになっている場合、会議出席依頼の「場所」に使用されます。
・「定員」-申し込みが定員を超えた場合、キャンセル待ちとして登録され、他の受講者がキャンセルしたときに繰り上がります。
・「参加出席依頼の送信」-オンにしておくと、受講者の参加ステータス等が変更になったときに、会議出席依頼が送信されます。
グループウェアのスケジュール機能との連携
研修イベントで「参加出席依頼の送信」をオンにしておくと、会議出席依頼メール(Outlookでの「会議出席依頼」、Gmailでは「予定表の招待状」という名称で呼ばれています)が送信されるので、OutlookやGmailでのカレンダーと連携することができます。
具体的には「研修イベントの日時か場所」か「参加ステータス」のいずれかが変更になった時点で会議出席依頼メールが送信されます。

・研修イベントの参加ステータスが変更になった場合
参加ステータスが変更となった受講者に対して、会議出席依頼が送信されます。研修イベントの一覧から「参加」をクリック、あるいは管理者の方で「参加」に設定をした場合は会議出席依頼メールが送信されます。また、受講者あるいは管理者が参加をキャンセルした場合は、キャンセルの会議出席依頼メールが送信されます。

・管理者が研修イベントの日時か場所が変更した場合
すでに「参加申し込み受付済み」となっている受講者全員に、変更の会議出席依頼が送信されます。

・管理者が研修イベントを削除した場合
すでに「参加申し込み受付済み」となっている受講者全員に、キャンセルの会議出席依頼が送信されます。

STEP6: 入力した研修イベントの内容を確認する

入力した研修イベントの内容を確認します。

さいごに

以上の流れで、これで、研修イベントを作成することができました。受講者による研修イベントの参加と、その管理を行う方法については、「研修イベントへの参加管理を行う」をご覧ください。