研修イベント設定画面

ここでは、研修イベントの各設定を個別にご説明します。研修イベントの具体的な作成手順については、集合研修で受講者の参加募集を行なうをご覧ください。

研修イベント一覧

1.新規作成

新しい研修イベントを作成する際に使用します。「新規作成」ボタンをクリックすると「研修イベントの詳細」画面が表示されるので、研修イベントの内容を設定します。「研修イベントの詳細」画面については、次項でご説明します。新規作成の具体的な手順は、集合研修で受講者の参加募集を行なうをご覧ください。

2.これらのイベントへの共通設定

1つの対面研修セクションには複数の研修イベントを作成でき、既定では複数のイベントに参加可能な状態になっています。複数ある日程のうち、いずれか1回だけ参加すればよいという場合には「これらのイベントへの共通設定」から「重複禁止」の設定をします。
設定をすると、同一対面研修セクションにある研修イベントには重複参加できない形になります。
具体的な設定手順については、研修イベントについて、重複参加ができないようにするをご覧ください。

3.開催者

研修イベントを作成した人の情報が表示されます。項目名をクリックすることで、並びを昇順・降順と変更できます。

4.開催日時

「研修イベントの詳細」画面で設定した開催日時が表示されます。標準では、開催日時の降順に表示されますが、項目名をクリックすることで並びを昇順・降順と変更できます。
オンラインイベントの開催を設定した場合には、「ミーティング開始」ボタンが表示されるので、管理者は当該ボタンをクリックしてオンラインイベントを開始する形になります。（ボタンをクリックすると、設定したオンラインイベントツールが起動します。）

5.場所

「研修イベントの詳細」画面で設定した場所が表示されます。（場所を設定しない場合は空欄となります。）項目名をクリックすることで、並びを昇順・降順と変更できます。

6.申込人数/定員

現在申し込んでいる人数と「研修イベントの詳細」画面で設定した定員を確認できます。項目名をクリックすることで、並びを昇順・降順と変更できます。

7.編集

設定した研修イベントの内容を編集したい場合に使用します。「編集」ボタンをクリックすると、「研修イベントの詳細」画面が表示されます。「研修イベントの詳細」画面については、次項でご説明します。

8.削除

設定した研修イベント自体を削除したい場合に使用します。申込者がいる状態で削除しようとすると、確認メッセージが表示されます。

9.申し込み状況を見る

申し込み状況を確認したり、管理者側で参加ステータスを強制変更したり、参加ステータスに応じてお知らせを送りたい場合に使用します。リンクをクリックすると、一覧で状況を確認できます。
表示されるステータスについては、以下の通りです。

• 参加申し込み受付済み：受講者が画面から「申し込み」をクリックすると、このステータスになっています。
• キャンセル済み：受講者が画面から申し込んだ後にキャンセルをした場合、このステータスになっています。
• 参加必須：管理者側の操作で強制的に参加（参加必須）とした場合、このステータスになっています。
• 参加申し込み承認待ち：承認制の研修イベントで、「申し込み」をクリックすると、このステータスになっています。
• 参加申し込み承認済み：承認制の研修イベントで、承認者から研修への参加を承認されるとこのステータスになっています。
• 参加申し込み却下済：承認制の研修イベントで、承認者から研修への参加を却下されるとこのステータスになっています。

管理者側での申し込み状況の変更の操作については、研修イベントの申し込み状況を変更するをご覧ください。
上記のステータスに応じて、お知らせを送りたい場合の操作については、研修イベントの対象者へお知らせを送信するをご覧ください。

研修イベント詳細

研修イベント一覧画面で「新規作成」をクリックしたり、作成した研修イベントの「編集」ボタンをクリックすると表示される画面です。この画面で研修イベントの詳細を設定します。以下、各設定について個別に説明します。

1.実施日時

研修の実施日時を設定します。開始日時と終了日時を設定する形です。

2.参加募集期間

研修への参加者を募集する期間（参加申し込みを受け付ける期間）を設定します。開始日時と終了日時を設定する形です。受講者が当該対面研修セクションを開いた際、参加募集期間内の研修イベントのみが表示されます。（募集期間が終了した研修イベントは、申し込み済みのものを除き、非表示となります。）
募集はせず管理者が参加者を決定して研修イベントを実施する場合（当該研修イベントの対象となる人は全員参加必須とする場合など）は、本項目は設定不要です。（既定値のままで問題ありません。）

3.場所

研修の開催場所を記載したい場合に使用します。「参加出席依頼の送信」の設定がオンになっている場合、会議出席依頼の「場所」に入力した情報が反映されます。

4.参加の条件

定員がある場合や、研修への参加を承認制にしたい場合に使用します。

• 定員：定員を設けたい場合に使用します。定員がない場合は、設定なし（空欄）で構いません。定員を設定した場合は、定員を超える申し込みがあった際に、キャンセル待ちでの申し込みができるようにするかどうかも設定可能です。（キャンセル待ちを設定すると、入力した定員数を超えた申し込みがあった場合キャンセル待ちとして登録され、キャンセルがあった場合に繰り上げで受講可能となります。）
• 参加するために承認を必要とする：当該研修を承認制にしたい場合に使用します。本項目にチェックを入れると、研修イベントを申し込んだ際、「参加申し込み承認待ち」となり、承認者が承認をすると研修に参加できる形になります。（却下されると研修には参加できず、「参加申し込み却下済」と表示されます。※メールでも却下の旨が通知されます。）本設定の操作と受講決定までの流れについては、承認制の研修イベントを作成するをご覧ください。なお、承認制にすると、定員は設定できません。
  • 承認者は以下の2候補から設定できます。
    • イベント開催者：当該研修イベントを作成した管理者を指します。（研修イベント一覧に表示される「開催者」です。）
    • フォルダ階層上の上司：ユーザー管理画面のフォルダによる組織階層で、当該受講者の履歴を閲覧できる一番階層が近い管理者のことを指します。組織階層に合わせた履歴閲覧権限についての詳細は、組織階層に合わせた履歴閲覧権限についてで確認してください。

5.参加出席依頼の送信

当該研修イベントに関する会議出席依頼を送信したい場合に使用します。「参加可否が変更になったタイミングで会議出席依頼を送信する」にチェックを入れると、受講者が申し込んだタイミングや研修イベントの内容が変更になったタイミングで会議出席依頼が送られます。会議出席依頼の内容については、当該項目をオンすると表示される「会議出席依頼のタイトル」と「会議出席依頼の本文」で指定します。（「場所」は、本画面「3.場所」にある情報が反映されます。）
画面で設定した項目と、送信されるメールの対応関係は下図のようになります。（下図はOutlookで受信した場合の例です。）
※本機能はWebの標準仕様（iCalendar）を利用しているため、その仕様に対応しているアプリケーション（たとえばOutlook、Gmailなど）であれば、会議出席依頼として処理されます。

6.外部サービス連携

ZoomやTeamsを利用したオンラインの研修を実施する際に使用します。ZoomやTeamsと連携しない場合は、既定のまま「開催しない」としてください。
連携すると、受講者は対面研修セクションのページ内にある「オンラインミーティングを開く」ボタンをクリックするだけで、パスワード等の入力なしで、ミーティングに参加できます。ミーティングの作成や参加URLの案内を自動化するだけなので、ミーティング開始後は、通常通りZoomやTeamsを使ったミーティングやウェビナーを実施できます。（たとえばZoomのブレイクアウトルーム機能などもそのまま利用できます）
また、管理者も参加者の受講履歴更新を通常よりも簡単に実施できます。（具体的な操作の流れは、Zoomと連動してミーティングやウェビナーを行うの「さいごに」をご覧ください。）
設定については、Zoomでの実施の場合、Zoomと連動してミーティングやウェビナーを行うを、Teamsの場合、Teamsと連動してミーティングを行うをご覧ください。

7.管理者メモ

当該研修に関する管理者のメモを記載したい場合に使用します。（本内容は管理者のみが確認できるもので、受講者には表示されません。）