ユーザー一覧を洗い替え更新する

はじめに

入社・退職などで部署人数の変動に応じて、追加すべきユーザー、削除すべきユーザーを抽出する作業には大変な手間がかかります。
クラウド型eラーニングシステム「eden LMS」では、最新のユーザー一覧を一括更新画面でドラッグアンドドロップするだけで、誰を削除して、誰を追加するのかをシステム側が自動的に認識・表示してくれるようになっています。

洗い替え更新のイメージ

やり方

STEP1: 「一括処理」画面を開く

「ユーザー管理」タブより「一括処理」をクリックします。

STEP2: 「ユーザー情報の一括処理」画面を開く

「ユーザー情報の一括更新」をクリックします。

STEP3: 編集用ファイルをダウンロードする

リンクをクリックし、編集用ファイルをダウンロードします。

STEP4: データを更新する

【現在「eden LMS」にあるリスト】
ダウンロードしたファイルで、データを更新します。
今回は、現在「eden LMS」リストにある「田中安弘」さんを(行ごと)削除し、「山田花子」さんを新しいユーザーとして追加します。(山田さんは、「全社員」と「営業」のユーザーグループへ所属させます。)

【更新した新しいリスト】

パスワード設定のプルダウンリストについて
パスワードは、直接入力の他、プルダウンリストから選択できる点は、新規ユーザーの一括登録時と同様ですが、既存ユーザーの一括変更では、下記のメニューも選ぶことができます。

●「新規登録時のみ、自動設定+メール通知」
システムに未登録のユーザーに関しては、ランダムなパスワードをシステム側で自動生成し、そのパスワードを登録したメールアドレス宛に通知します。すでに登録済みのユーザーに関しては、変更を加えません。

●「新規登録時のみ、リセット+メール通知」
システムに未登録のユーザーに関しては、登録したメールアドレス宛にメールで通知を送ります。受講者はシステムにログインするために、パスワードをリセット(再設定)する流れになります。すでに登録済みのユーザーに関しては、変更を加えません。
(パスワードをメール本文に掲載したくない場合にご利用ください)

※最新の人事データ等を流用しての更新の場合、どのユーザーが未登録かわからないこともあるので、そのような場合には、上記どちらかのメニューを全員分設定いただければ、新規ユーザーのみシステムが検出し、パスワードに関する通知を送ることができます。

MEMO
今回は、ダウンロードしたファイルを編集しましたが、最新の人事情報等のデータを、ダウンロードしたテンプレートのフォーマットに加工していただければ、編集せずアップロードできます。(システムが自動で現在システムに登録されているデータとの差分を抽出します)

STEP5: 更新したファイルをアップロードする

更新したファイルをドラッグアンドドロップ、または、参照ボタンをクリックしてファイルを選択し、アップロードします。

STEP6: 更新内容を確認する

更新内容を確認します。

STEP7: 削除するユーザー一覧を表示する

「そのユーザー一覧を表示する」にチェックを入れると、削除するユーザー一覧が表示されます。

STEP8: 削除するユーザーを確定する

「これらのユーザーを削除する」にチェックを入れ、「確定する」ボタンをクリックします。

STEP9: 削除するユーザー数を入力する

削除するユーザー数を入力し、「OK」ボタンをクリックします。

MEMO
削除するユーザーがいる場合は、誤って削除することを避けるための確認用として、削除人数の入力欄が表示されます。

STEP10: 「OK」ボタンをクリックする

確認メッセージが表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。

STEP11: 登録内容を確認する

「田中安弘」さんが削除され、「山田花子」さんが追加されている事が確認できます。

「山田花子」さんの「編集」ボタンをクリックします。

「全社員」と「営業」のユーザーグループに所属していることが確認できます。

さいごに

これで、ユーザーの洗い替え更新をする事ができました。
パスワード欄で「新規登録時のみ、自動設定+メール通知」と設定した「山田花子」さんには、STEP10で「更新しました」と表示されたタイミングで、パスワードに関するメールが通知されています。